Nesten alle tjenester blir i dag tilbudt i en eller annen form for digitalisert løsning, og en av de eldste er nettopp regnskapsføring og da særdeles fakturering. Videre er kundeoppfølging, timeføring, lagerstyring og ordresystemer innlemmet i disse, og det finnes vel knapt en bedrift eller virksomhet i dag som ikke benytter seg av en eller flere av disse løsningene på en daglig basis.
I de senere årene har flere av disse også blitt skybaserte tjenester, hvor alt du trenger er enten en datamaskin eller en mobiltelefon med tilgang til internett for å kunne benytte seg av dem.
Krav til bilagsoppbevaring
Noe av det viktigste med en slik løsning er at den forholder seg til det norske regelverket hva regnskapsføring angår, hvor det blant annet stilles krav til kontinuerlig oppdatering av kontolister, og ikke minst oppbevaring av alle bilag de årene som kreves for virksomheten. Der du tidligere oppbevarte alle bilag i en fysisk perm på bakrommet, kan du nå oppbevare alt elektronisk, noe som er svært arbeids- og plassbesparende for alle parter. Det er dessuten lett å lage nye kopier av alle bilag, og du kan enkelt flytte millioner av dem med noen få tastetrykk.
Videre kan du like enkelt migrere til et nytt datastyrt regnskapsprogram hvis du ønsker det, og kopier kan oppbevares flere steder enn bare i systemet. Kravet er per i dag litt varierende ut fra virksomhetstype, men for de aller fleste dreier det seg om fem år for primærdokumentasjon, men bare tre og et halvt år for sekundærdokumentasjon.
Hva innebærer faguttrykkene?
Selv om du ikke nødvendigvis behøver å tenke så mye på det, er det likevel viktig å vite hva de forskjellige ordene og uttrykkene betyr.
Primærdokumentasjon er alle bilag som føres som i forbindelse med for eksempel kjøp og salg. Det kan være inngående fakturaer, utgående fakturaer, kassadagbøker, bankbilag eller lønnsslipper, for å nevne noen.
Disse skal oppbevares i minimum fem år, og det er valgfritt hvilket format du ønsker å oppbevare dem i. Du kan lagre dem i fysisk format, i elektronisk format, eller i en kombinasjon. De skal imidlertid være lett tilgjengelige på en slik måte at de kan forevises myndighetene dersom det blir bedt om det.
Videre vil all dokumentasjon som viser årsregnskapet, årsberetning, balanseregnskap og all nummerert korrespondanse med revisor falle inn under det samme begrepet.
Sekundærdokumentasjon er som navnet tilsier noe mindre viktig, og her finner du typisk ordresedler, fraktdokumentasjon, prisoversikter og annet personalrelatert dette er påkrevet.
Noen unntak
Det finnes selvfølgelig også unntak, blant annet vil det i helt spesielle tilfeller være påkrevet å oppbevare alle bilag og dokumentasjoner lenger enn vanlig, og da gjerne i forbindelser med prosjekter av lengre varighet enn hva som forutsettes for normal drift i en virksomhet.
Entreprenørvirksomhet er et godt eksempel på hvor dette trer i kraft, da disse ofte opererer med oppgaver som strekker seg over lengre tidsrom enn vanlig. Videre er noen bransjer innen finans pålagt de samme tidsperspektivene, blant annet bankvirksomhet, men også noen konsulent- og meklervirksomheter er berørt.
Krav om oppbevaringssted
Der du tidligere måtte ha fysiske kopier av alle bilag var det vanlig med et arkiv i egne lokaler samtidig som du oversendte en kopi til enten revisor eller regnskapsfører, som også oppbevarte en kopi. Videre hadde du kanskje et eget program du sørget for sikkerhetskopi av, som så ble oppbevart også utenfor virksomhetens lokaler.
Nå som det meste er lagret elektronisk er det viktig å merke seg at ifølge lovverket skal alle digitale og papirbaserte kopier oppbevares Norge. Du kan likevel oppbevare elektroniske kopier i de andre nordiske landene Danmark, Sverige, Finland og Island hvis det meldes fra om det til skattemyndighetene, og ønsker du å oppbevare utenfor disse landene skal det søkes om det.
Uansett hvor du ønsker å oppbevare de elektroniske kopiene er det alltid den juridisk ansvarlige i bedriften som vil være ansvarlig for at dette skjer på en korrekt måte, og at de til enhver tid er tilgjengelige for ettersyn.
Kontakt oss
Spør oss gjerne om hva vi kan tilby for dere hva PowerOffice Go angår, hvilke moduler nettopp deres bedrift kan ha nytte av, og på hvilken måte vi kan bidra til å løse de utfordringene som eventuelt kan oppstå. Om ikke akkurat nå, så en gang i fremtiden, og da vil det være en fordel å ligge i forkant og være forberedt, slik at det ikke oppstår noen overraskelser.
Addero AS bistår små og mellomstore bedrifter som er ute etter resultatforbedringer, forenklinger og vekst. Da er det viktig med et solid ført regnskap, og det kan vi hjelpe deg med. Vi ivaretar og analyserer ditt behov på best mulig måte, og har fokus på å være en god sparringspartner.
Vi benytter oss av digitale og skybaserte verktøy, så vi har ingen begrensninger på hvor du sitter i landet. Vi har bevilling fra Finanstilsynet, er medlem av Regnskap Norge og er underlagt strenge bransjekrav og kontroll. Dette sikrer trygghet og kvalitet for deg som kunde.
Vurderer du å engasjere et eksternt regnskapsbyrå? Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat! Fortell oss om dine behov og ønsker, så finner vi en løsning sammen. Kontakt oss her!